Trong buổi họp hỗ trợ trẻ, thông dịch viên phải xử lý nhiều lớp thông tin cùng lúc: thuật ngữ chuyên môn, cảm xúc của gia đình, quyết định trường học, thông tin y tế, quyền riêng tư và đôi khi cả xung đột giữa các bên. Nếu không briefing trước, thông dịch viên có thể bị đặt vào tình huống khó, còn gia đình dễ nhận thông tin rời rạc hoặc thiếu chính xác.
Briefing ngắn trước buổi họp không phải là thủ tục hình thức. Nó là cách giúp buổi họp an toàn, rõ vai trò và tôn trọng gia đình. Đặc biệt trong bối cảnh Nhật Bản và Việt Nam, một số thuật ngữ giáo dục, y tế và phúc lợi không thể dịch từng chữ mà vẫn giữ đúng nghĩa.
Nói rõ mục tiêu của buổi họp
Người tổ chức nên cho thông dịch viên biết buổi họp nhằm phản hồi đánh giá, bàn kế hoạch trường học, giải thích dịch vụ, xin đồng thuận, xử lý tình huống an toàn hay xem lại tiến độ. Mục tiêu khác nhau sẽ cần cách chuẩn bị khác nhau. Một buổi phản hồi đánh giá cần chú ý thuật ngữ và sắc thái; một buổi về an toàn cần chú ý thông tin khẩn cấp và phân vai.
Thông dịch viên không cần biết mọi chi tiết riêng tư trước buổi họp, nhưng cần đủ bối cảnh để không bị bất ngờ. Nếu cuộc họp có khả năng nhắc đến chẩn đoán, thuốc, hành vi nguy cơ, nghỉ học, xung đột gia đình hoặc thông tin nhạy cảm, nên báo trước ở mức cần thiết.
Khi mục tiêu rõ, thông dịch viên có thể chuẩn bị từ vựng, nhịp làm việc và cách yêu cầu người nói chia câu ngắn hơn nếu cần.
Thống nhất vai trò của thông dịch viên
Thông dịch viên chuyển lời để các bên hiểu nhau. Họ không nên bị yêu cầu tự giải thích chuyên môn, tự quyết thông tin nào nên nói, hoặc khuyên gia đình thay cho chuyên viên. Nếu gia đình hỏi thông dịch viên câu chuyên môn riêng, thông dịch viên cần biết cách đưa câu hỏi đó trở lại bàn họp.
Người tổ chức cũng nên nói rõ rằng các bên sẽ nói trực tiếp với gia đình, không nói về gia đình như thể họ vắng mặt. Thông dịch viên hỗ trợ giao tiếp, nhưng quan hệ chuyên môn vẫn là giữa gia đình, trẻ và người hỗ trợ.
Vai trò rõ giúp tránh tình huống thông dịch viên trở thành người gánh cảm xúc, người hòa giải bất đắc dĩ hoặc người chịu trách nhiệm cho quyết định chuyên môn.
Chuẩn bị thuật ngữ và cách giải thích dễ hiểu
Nếu có thuật ngữ khó, nên gửi trước danh sách từ chính và cách giải thích ngắn. Ví dụ, đánh giá phát triển, điều chỉnh trong lớp học, AAC, hỗ trợ cảm giác, nguy cơ đi lạc, kế hoạch hỗ trợ cá nhân hoặc phản hồi đánh giá lấy gia đình làm trung tâm. Với các từ không có bản dịch hoàn toàn tương đương, cần thống nhất cách nói trong buổi họp.
Không nên chỉ đưa bản báo cáo dài vài phút trước khi họp. Thông dịch viên cần thời gian xem thuật ngữ, còn chuyên viên cần chuẩn bị cách giải thích bằng câu ngắn. Dịch tốt bắt đầu từ lời nói rõ của người nói gốc.
Nếu gia đình có trình độ tiếng Nhật khác nhau giữa các thành viên, nên hỏi họ muốn nhận thông tin bằng ngôn ngữ nào cho phần quan trọng. Có người nghe được tiếng Nhật hằng ngày nhưng vẫn cần tiếng Việt cho thuật ngữ chuyên môn.
Thống nhất cách xử lý thông tin nhạy cảm
Buổi họp có thể nhắc đến chẩn đoán, sức khỏe tinh thần, hành vi tự làm đau, nguy cơ bỏ chạy, bạo lực gia đình, khó khăn tài chính hoặc mâu thuẫn với trường. Thông dịch viên cần biết nguyên tắc bảo mật và phạm vi chia sẻ. Không nên bàn chuyện riêng của gia đình ngoài mục đích hỗ trợ.
Người tổ chức nên cho phép thông dịch viên dừng lại khi câu quá dài, không rõ chủ thể, hoặc có nguy cơ dịch sai. Việc yêu cầu nói lại không phải là làm gián đoạn; đó là bảo vệ độ chính xác. Với nội dung nhạy cảm, một từ sai có thể làm gia đình hiểu nhầm hoặc tổn thương.
Nếu có trẻ hoặc anh chị em trong phòng, cần cân nhắc nội dung nào nên nói khi trẻ có mặt. Thông dịch viên không nên bị đặt vào tình huống phải tự quyết điều này trong lúc họp.
Sau buổi họp cần tóm tắt và debrief đúng phạm vi
Sau buổi họp, gia đình nên nhận được tóm tắt ngắn về điều đã thống nhất, việc cần làm tiếp theo, người liên hệ và thời điểm xem lại. Điều này đặc biệt quan trọng khi thông tin đi qua nhiều ngôn ngữ. Nếu chỉ dựa vào trí nhớ, mỗi bên có thể hiểu khác nhau.
Nếu buổi họp có nội dung nặng, người tổ chức có thể debrief ngắn với thông dịch viên về thuật ngữ chưa rõ, điểm cần chuẩn bị cho lần sau hoặc quy trình cần cải thiện. Debrief không nên trở thành nơi bàn chuyện riêng tư của gia đình. Nó chỉ nên phục vụ chất lượng giao tiếp và an toàn cho các lần sau.
Briefing và debrief tốt là cách tôn trọng cả gia đình, trẻ, chuyên viên và người làm thông dịch. Khi vai trò rõ, ngôn ngữ rõ và bảo mật rõ, buổi họp có nhiều khả năng trở thành nơi ra quyết định chung thay vì nơi gia đình chỉ cố gắng bắt kịp.
Nguồn tham khảo
Các nguồn dưới đây được dùng để kiểm tra hợp tác với thông dịch viên và giao tiếp chuyên môn.