Trong tư vấn qua nhiều ngôn ngữ, câu “anh chị có hiểu không” thường chưa đủ. Gia đình có thể gật đầu vì lịch sự, vì ngại hỏi, hoặc vì chưa biết mình chưa hiểu. Chuyên viên cần kiểm tra hiểu bằng cách cụ thể hơn.
Kiểm tra hiểu không phải là kiểm tra gia đình. Nó là kiểm tra xem cách giải thích đã đủ rõ chưa.
Hỏi gia đình kể lại bằng lời của mình
Sau phần quan trọng, chuyên viên có thể nói: “Để tôi chắc rằng mình giải thích rõ, anh chị có thể nói lại bước tiếp theo là gì không?” Cách nói này đặt trách nhiệm lên người giải thích, không làm gia đình xấu hổ.
Thông dịch viên sẽ chuyển lại phần gia đình nói để chuyên viên xác nhận hoặc chỉnh sửa.
Nên dùng cách này ở những điểm quyết định, như khi giải thích kết quả đánh giá, thuốc, giấy tờ, kế hoạch hỗ trợ hoặc thời điểm liên hệ lại. Không cần yêu cầu gia đình nhắc lại mọi câu. Mục tiêu là bảo đảm những điều ảnh hưởng trực tiếp đến trẻ không bị hiểu lệch.
Nếu gia đình kể lại sai, chuyên viên nên cảm ơn và giải thích lại bằng cách khác. Câu “tôi giải thích chưa rõ” thường an toàn hơn “anh chị hiểu sai rồi”. Cách phản hồi này giữ quan hệ hợp tác và khuyến khích gia đình tiếp tục hỏi.
Dùng tóm tắt ngắn sau buổi gặp
Gia đình nên nhận được vài điểm chính: trẻ mạnh ở đâu, khó ở đâu, cần làm gì tiếp, ai liên hệ và khi nào xem lại. Nếu có thể, tóm tắt nên dùng ngôn ngữ gia đình hiểu.
Thông tin dài mà không có tóm tắt dễ mất đi sau buổi họp.
Tóm tắt nên phân biệt điều cần làm ngay, điều cần theo dõi và điều chỉ là thông tin tham khảo. Khi tất cả được nói cùng một mức độ, gia đình dễ không biết ưu tiên. Một bản tóm tắt tốt có thể rất ngắn nhưng phải trả lời được câu hỏi: sau buổi này gia đình làm gì trước.
Với gia đình Việt Nam ở Nhật Bản, có thể giữ thuật ngữ Nhật quan trọng kèm giải thích tiếng Việt. Điều này giúp gia đình nhận ra từ đó khi đọc giấy tờ hoặc hỏi quầy tư vấn.
Chú ý dấu hiệu hiểu nhầm
Nếu gia đình hỏi câu không liên quan, im lặng lâu, lặp lại từ sai hoặc nhầm mục tiêu, đó là cơ hội giải thích lại. Không nên xem hiểu nhầm là lỗi của gia đình.
Trong hỗ trợ trẻ em, hiểu đúng là điều kiện để gia đình tham gia thật vào quyết định.
Chuẩn bị thông dịch viên trước nội dung khó
Nếu buổi gặp có nhiều thuật ngữ chuyên môn, nên dành vài phút trước buổi để nói với thông dịch viên về mục tiêu cuộc gặp, thuật ngữ chính và phần nào cần dịch thật chính xác. Điều này đặc biệt quan trọng khi nói về chẩn đoán, nguy cơ an toàn, quyền lợi, đánh giá hoặc kế hoạch trường học.
Thông dịch viên cũng cần biết khi nào nên yêu cầu người nói dừng lại. Nếu chuyên viên nói quá dài, thông tin có thể bị rút gọn ngoài ý muốn. Câu ngắn và nhịp dừng rõ giúp cả phiên dịch lẫn gia đình theo kịp.
Tôn trọng việc gia đình cần thời gian
Ngay cả khi đã hiểu ngôn ngữ, gia đình có thể cần thời gian để xử lý cảm xúc. Một kết quả đánh giá hoặc khuyến nghị mới có thể làm phụ huynh lo, buồn hoặc bối rối. Kiểm tra hiểu không nên biến thành ép gia đình quyết định ngay. Có thể xác nhận bước nhỏ trước mắt và hẹn thời điểm hỏi lại.
Hiểu đúng là quá trình. Gia đình có thể hiểu thêm sau khi đọc lại tóm tắt, nói chuyện với người thân hoặc quan sát trẻ ở nhà. Chuyên viên nên tạo đường để gia đình hỏi lại, thay vì coi buổi gặp là cơ hội duy nhất.
Dùng hình ảnh và giấy tờ để giảm phụ thuộc vào trí nhớ
Khi thông tin đi qua nhiều ngôn ngữ, trí nhớ rất dễ sai lệch. Hình ảnh, lịch, sơ đồ bước, tên cơ quan, số điện thoại và ngày hẹn viết ra giấy giúp gia đình kiểm tra lại sau buổi gặp. Với nội dung về trường học hoặc dịch vụ Nhật Bản, việc ghi đúng tên tiếng Nhật đặc biệt quan trọng.
Chuyên viên không cần tạo tài liệu dài. Một tờ tóm tắt ngắn với ba phần: điều đã hiểu về trẻ, việc cần làm tiếp, và nơi cần liên hệ, thường hữu ích hơn nhiều lời giải thích miệng. Tài liệu này cũng giúp gia đình trao đổi lại với người thân mà không làm sai ý.
Nguồn tham khảo
Các nguồn dưới đây được dùng để kiểm tra giao tiếp dễ hiểu, thông dịch và đáp ứng văn hóa.