Buổi họp trường có thể bàn về học tập, hành vi, điều chỉnh trong lớp, bạn bè, chuyển cấp, kế hoạch hỗ trợ hoặc tình huống an toàn. Nếu phụ huynh Việt Nam chưa hiểu rõ tiếng Nhật, thông dịch giúp họ tham gia bình đẳng hơn. Không có thông dịch, gia đình dễ chỉ gật đầu mà chưa hiểu điều trường đề nghị, hoặc không nói được điều họ thấy ở nhà.
Thông dịch trong trường học cần chuẩn bị, vì nội dung vừa chuyên môn vừa liên quan đến đời sống riêng của trẻ. Một buổi họp có thông dịch tốt không chỉ chuyển lời. Nó giúp gia đình thật sự có mặt trong quyết định về con.
Trước buổi họp cần có mục tiêu rõ
Trường nên nói trước buổi họp bàn về điều gì: kết quả học tập, hành vi trong lớp, hỗ trợ cảm giác, bắt nạt, chuyển trường, hay kế hoạch sau đánh giá. Nếu có thể, trường nên gửi vài từ khóa hoặc tài liệu ngắn trước để gia đình và thông dịch viên chuẩn bị.
Gia đình cũng nên chuẩn bị câu hỏi bằng tiếng Việt. Ví dụ, trẻ đang khó ở môn nào, điều chỉnh nào đã thử, ai sẽ theo dõi sau buổi họp, hoặc gia đình cần làm gì ở nhà. Khi câu hỏi được viết trước, phụ huynh ít bị cuốn theo nhịp họp nhanh và ít quên điều quan trọng.
Nếu có thuật ngữ chuyên môn như điều chỉnh hợp lý, hỗ trợ đặc biệt, kế hoạch giáo dục hoặc đánh giá phát triển, nên yêu cầu giải thích bằng ví dụ. Dịch đúng từ chưa đủ; gia đình cần hiểu ý nghĩa trong đời sống học đường của trẻ.
Tránh để trẻ làm thông dịch viên
Không nên yêu cầu trẻ thông dịch về khó khăn, chẩn đoán, hành vi hoặc vấn đề học tập của chính mình. Điều đó đặt trẻ vào vai trò quá nặng, làm thông tin dễ sai lệch và có thể khiến trẻ xấu hổ. Anh chị em của trẻ cũng không nên phải gánh vai trò này trong nội dung nhạy cảm.
Nếu không có thông dịch chuyên nghiệp, trường và gia đình vẫn nên tìm cách bảo vệ trẻ khỏi làm người trung gian. Có thể dùng tài liệu viết rõ, nhờ nhân viên hỗ trợ ngôn ngữ phù hợp, sắp xếp lại buổi họp hoặc tách phần nhạy cảm sang buổi có hỗ trợ tốt hơn.
Trẻ có quyền tham gia cuộc họp ở mức phù hợp với tuổi, nhưng tham gia khác với bị yêu cầu dịch và xử lý quyết định của người lớn.
Trong buổi họp, cần nói ngắn và kiểm tra hiểu
Người nói nên dùng câu ngắn, dừng thường xuyên và tránh nói nhiều ý trong một câu dài. Thông dịch viên cần có quyền yêu cầu người nói lặp lại hoặc chia nhỏ câu. Đây không phải là làm chậm cuộc họp vô ích; đó là cách bảo vệ độ chính xác.
Trường nên nói trực tiếp với gia đình, không chỉ nhìn thông dịch viên. Gia đình cũng cần có thời gian hỏi lại bằng tiếng Việt. Nếu phụ huynh im lặng, không nên vội hiểu là đồng ý. Có thể họ cần thêm thời gian, chưa hiểu thuật ngữ, hoặc không biết có quyền hỏi.
Một cách kiểm tra hiểu tốt là mời gia đình nói lại bằng lời của mình điều đã thống nhất: trường sẽ làm gì, gia đình sẽ làm gì, trẻ được hỗ trợ thế nào và khi nào xem lại.
Bảo vệ thông tin riêng tư của trẻ
Buổi họp trường có thể nhắc đến sức khỏe, hành vi, gia đình, chẩn đoán, khó khăn học tập hoặc quan hệ bạn bè. Thông dịch viên và người tham gia cần hiểu nguyên tắc bảo mật. Không nên kể lại chuyện của trẻ trong cộng đồng, nhóm chat hoặc với người không liên quan.
Nếu cần chia sẻ tài liệu cho thông dịch viên trước buổi họp, chỉ nên chia phần cần thiết. Gia đình có thể hỏi tài liệu được gửi cho ai, lưu ở đâu và có được xóa sau khi dùng không. Quyền riêng tư không phải chuyện phụ; nó ảnh hưởng đến niềm tin của gia đình vào nhà trường.
Với học sinh lớn hơn, nên cân nhắc điều gì có thể nói khi học sinh có mặt và điều gì cần trao đổi riêng với phụ huynh. Học sinh không nên bị bất ngờ khi người lớn nói về thông tin nhạy cảm của mình qua một người thứ ba.
Sau buổi họp cần có tóm tắt dễ hiểu
Gia đình nên nhận được tóm tắt ngắn về điều đã thống nhất, ai phụ trách, thời điểm xem lại và cách liên hệ khi có vấn đề. Nếu chỉ nói miệng qua thông dịch, rất dễ quên hoặc hiểu khác nhau. Tóm tắt có thể bằng tiếng Nhật đơn giản kèm giải thích tiếng Việt nếu có điều kiện.
Sau buổi họp, gia đình có thể đọc lại tóm tắt và hỏi thêm nếu thấy điểm chưa rõ. Trường cũng nên xem phản hồi sau họp là một phần của giao tiếp, không phải phiền phức. Khi thông tin rõ, cả hai bên dễ phối hợp hơn và trẻ ít bị kẹt giữa những hiểu lầm của người lớn.
Nguồn tham khảo
Các nguồn dưới đây được dùng để kiểm tra hợp tác với thông dịch viên và nguyên tắc giáo dục hòa nhập.